SAP ETM | Equipment and Tools Management, ou Gerenciamento de Equipamentos e Ferramentas, faz parte da solução criada dentro do componente EC&O (Engineering, Construction & Operations) para atender a empresas de construção e/ou locadoras de equipamentos.
O time da JB4 Info desenvolveu uma solução que usa como base o ETM da SAP e visa garantir um fluxo de processos ideal, fornecendo a nossos clientes a gestão completa de seus equipamentos e/ou máquinas, permitindo dentro de seus processos aspectos como: planejamento, processamento, liquidação e avaliação de recursos (materiais e/ou equipamentos).
Criada para fornecer uma gestão completa de equipamentos, nossa solução permite a nossos clientes, através de uma interface fácil e intuitiva para usuários, controlarem com propriedade o processo de locação, comodato, envios para feiras/demonstração, empréstimos, reparos internos e externos, controle de ferramentas, entre outros.
Totalmente integrada e apoiada em outros módulos do SAP, tais como: SD (vendas), PM (manutenção), MM (gestão de materiais), FI (finanças), CO (controladoria), nossa solução fornece uma completa gestão para sua frota de equipamentos, tais como: Veículos, Máquinas, Andaimes, Geradores, Ferramentas e muito mais. Estes equipamentos podem pertencer a todos os ramos da indústria, como: construção, mineração, serviços, agronegócio e muito mais.
Equipamentos e Máquinas
O equipamento é o principal item da solução, é o item que necessitamos controlar e utilizar em diversos processos. De modo geral, equipamentos são itens que precisam de controles e históricos de manutenção (planos de manutenção, notificação e ordens de manutenção/serviços), custos, receitas e de localização. Eles podem ou não estar associados a um ativo imobilizado da empresa.
Habilitando o ETM, é possível ainda definir para cada equipamento se ele é Individual ou Composto.
Equipamentos Individuais
São equipamentos que normalmente são serializados, podem ser associados aos ativos imobilizados, necessitam de históricos de custos/receitas e manutenção, como por exemplo: máquinas, veículos, geradores, drones, instrumentos de medição, ferramentas de controle, entre outros.
Equipamentos Compostos
São aqueles que não podemos individualizar e/ou serializar. Estes equipamentos podem ser controlados por quantidade, como por exemplo: andaimes, acessórios de equipamentos, cabos e pequenas ferramentas.
Depósitos ETM
Como necessitamos gerar históricos de movimentação para equipamentos, que em sua grande parte são ativos imobilizados da empresa e não possuem um estoque na gestão de estoque tradicional de materiais, o ETM habilita a possibilidade de gerarmos Depósitos de ETM, que servem para que possamos gerar os possíveis locais onde nossos equipamentos/máquinas poderão estar localizados.
Para uma correta gestão das diferentes possibilidades de estoques, deveremos poder gerar diferentes tipos de depósitos: depósitos internos (filiais), depósitos para contratos de aluguel, depósitos de fornecedores, etc.
Tipos de Atividade / Status
Os Tipos de atividade funcionam como diferentes possibilidades de status que um equipamento pode figurar em seu estoque. No ETM, estes status são configuráveis conforme a necessidade do cliente, sendo possível ainda determinar a relevância para o faturamento a cada status criado.
Dentro de cada depósito é possível determinar os diferentes tipos de status que um equipamento pode possuir, por exemplo:
a. Quando estiver em um depósito interno podemos determinar que os possíveis status sejam: Disponível, Em Manutenção, Em Inspeção, entre outros.
b. Quando estiver em um depósito de contrato podemos determinar que os possíveis status sejam: Alugado Faturado, Alugado não faturável, em comodato, em Manutenção entre outros.
Dentro da visão de Estoques de equipamentos podemos facilmente saber onde e qual o status de cada equipamento gerenciado no ETM.
Gestão de Aluguel de Equipamentos
Com a nossa solução todo o ciclo do aluguel de equipamentos é gerenciável, desde a geração de propostas até o Faturamento, passando pela criação de Contratos de Aluguel, Movimentação de Equipamentos e Geração de Ordens de Vendas automatizadas. Temos ainda a conclusão dos contratos de locação e toda análise de rentabilidade.
Nos processos de aluguel, é possível termos cobranças por período, utilização ou ambos! Adicionalmente, podemos ter cobranças complementares, cobranças por horas extras e muito mais!
A solução conta ainda com painel de planejamento, que permite visualizar o status de cada equipamento, apontando se ele está disponível, alugado, em manutenção ou reservado.
Adicionalmente, podemos visualizar as necessidades que ainda não possuem equipamentos confirmados, como podem visualizar abaixo:
Movimentação de Equipamentos
Todas as movimentações necessárias para um equipamento, são executadas por um documento chamado de documento de ETM.
Este documento é usado para alterar um status do equipamento, transferência entre centros, processar um envio para locação, envio para comodato, envio para feiras e todos os retornos/devoluções necessários.
Tudo isso utilizando um documento como este:
A nível de cabeçalho é preciso informar a data do documento, remetente (localização atual do equipamento) e destinatário (localização futura do equipamento).
A nível de Item, basta que o usuário informe o equipamento, a quantidade e o tipo de atividade futura do equipamento.Com apenas estas informações, é possível concluir todos os processos de movimentação do equipamento, gerar históricos de movimentação, gerar dados para uma liquidação (processo para gerar Ordem de Vendas) e muito mais.
Em nossa solução, todas as movimentações dos equipamentos são configuráveis e localizadas para nossa legislação, ou seja, as notas fiscais necessárias para movimentação de seus equipamentos / máquinas são geradas de forma automática.
Processo de Liquidação de Contratos de Aluguel
A liquidação de um contrato de aluguel é o processo utilizado pelo sistema para fazer a leitura/medição de tudo o que deve ser cobrado para um determinado contrato. Sabemos que um cliente pode possuir um ou vários contratos, que cada contrato pode possuir um ou vários equipamentos e que cada contrato deve possuir sua própria medição. O processo de liquidação leva em conta ainda o tipo de faturamento: Antecipado ou Postecipado.
O Faturamento Antecipado é aquele onde o cliente, ao retirar o equipamento, já recebe uma fatura para cobrar o período que ainda vai utilizar. Já no Faturamento Postecipado, o cliente retira o equipamento, utiliza por um período e paga após o fim do ciclo de faturamento.
O ciclo de faturamento define o período pelo qual o cliente deverá receber sua cobrança, podendo ser: diário, semanal, quinzenal, mensal ou definida uma data base ou de corte fixa no mês.
A liquidação de um contrato no SAP é registrada pela criação de uma ordem de vendas que pode ser gerada de forma automática ou manual, conforme necessidade do cliente. Esta ordem de vendas deve conter, além dos dados do cliente, os equipamentos, períodos e valores que devem ser cobrados até a data utilizada para processar a liquidação do contrato. Com a ordem de vendas gerada, é possível perceber a possibilidade de faturamentos pró-rata, ou seja quando um ou mais equipamentos não estiveram no contrato no período completo do último ciclo de faturamento do contrato de locação.
Todo o processo de liquidação de contratos se inicia a partir da primeira remessa de equipamentos para o contrato e finaliza após o retorno do último equipamento contido no contrato e execução da liquidação para todos os períodos pendentes do contrato de locação, de forma que o contrato possa então ser encerrado.
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